Junior People Operations Partner (f/m/x)

Permanent employee, Full-time · Berlin

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About the Role

Zur Verstärkung unseres People Operations Teams in Berlin suchen wir einen motivierten (Junior) People Operations Partner.  

Wir setzen auf Teamwork und unterstützen Sie dabei, mit mobilen Office-Optionen und flexiblen Arbeitszeitmodellen die beste Performance zu erzielen. 

Responsibilities

Als unser neuer People Operations Partner mit Sitz in Berlin, wirst Du als Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter:innen und externe Dienstleister fungieren. Du wirst unter anderem die Kontaktperson sein, wenn es um VISA-Angelegenheiten geht und Du wirst mit unserem Personalmanagementsystem arbeiten, dieses optimieren & strukturieren. Das Team, bestehend aus zwei People Operations Partnern, freut sich auf Deine Unterstützung.  


Zu Deinen täglichen Aufgaben gehört unter anderem: 

  • Erledigung von Schriftverkehr und Postbearbeitung sowie Zuarbeiten der operativen Personaladministration für die icon group 

  • Abwesenheitsmanagement mit FileMaker & Personio 

  • Lohnabrechnung sowie Ansprechpartner*in für lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Themen 

  • Handhabung der Zertifikate und Bescheinigungen 

  • Koordinierung von Vertragsunterlagen & Arbeitszeugnissen 

  • Administration unseres HR Management-Systems, wie Anlage & Pflege der Personalstammdaten und Koordinierung des administrativen On- und Offboarding-Prozesses  

  • Administration von Mitarbeiter-Benefits 

  • Unterstützung internationaler Mitarbeiter:innen bei der Beantragung von Arbeits- und/oder Aufenthaltserlaubnis sowie bei der Kommunikation mit den Behörden 

  • Erstellung, Sicherstellung und Optimierung geltender HR-Prozesse anhand interner Richtlinien und Compliance Anforderungen 

  • Erstellung von Statistiken, Auswertungen und Reports in Zusammenarbeit mit dem HR Leadership sowie Finance & Controlling 

  • Zuarbeit und Mitwirkung von verschiedenen HR-Projekten 

 

Qualifications

Du verfügst über ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, die es Dir ermöglichen, problemlos gute Beziehungen zu Mitarbeiter:innen aufzubauen und zu pflegen und mit anderen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zusammenzuarbeiten. Außerdem bist Du Detail-verliebt, kannst Dich schnell in Themen einarbeiten und eine strukturierte Arbeitsweise ist Dir nicht fremd.   

 

Das, denken wir, brauchst Du, um in dieser Funktion erfolgreich zu sein: 


Muss haben :  

  • Abgeschlossene Ausbildung zum Personalreferenten, Personalsachbearbeiter oder eine vergleichbare Qualifikation  

  • Bereitschaft, Neues zu lernen, insbesondere im Bereich der Gehaltsabrechnung  

  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Outlook und Excel  

  • Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise  

  • Verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse  


Wünschenswert, aber nicht notwendig:   

  • Kenntnisse im Arbeitsrecht und Sozialversicherungsrecht  

  • Erfahrung mit ATS (Personio)  

  • Erfahrung in der Arbeit mit Betriebsräten  

  • Erfahrung mit DATEV/LODAS oder anderen Lohnabrechnungssystemen  

Die oben genannten Kriterien treffen nicht auf Dich zu, aber Du denkst, dass Du gut zu uns passen würdest? Bewirb Dich trotzdem und teile uns mit, warum Du die richtige Person für die Stelle bist!  

About Us
Die icon group ist ein internationales Beratungsunternehmen für Innovation, Design und Technologie, das mit Projekten wie icon incarbanbutsu & DAITA innerhalb unserer Unternehmensgruppe nachhaltige Lösungen liefert, die Wandel vorantreiben.
 
Wenn Du bei der icon group arbeitest, hast Du die Möglichkeit, die Zukunft zu gestalten. User Experience ist der Kern von allem, was wir tun, von UX- und UI-Design bis hin zu Produkt- und Serviceentwicklung, Prototyping und Industrialisierung. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihren Unternehmen einen Vorsprung zu verschaffen, und das in einer Vielzahl von Branchen, darunter FMCG, Automotive, Energie und Haushaltsgeräte. Als Teil der icon group hast Du nicht nur Zugang zu den neuesten Technologien – Du trägst auch dazu bei, diese für unsere Fortune 500-Kunden einzusetzen.
 
Wir glauben, dass unsere Stärke in unseren Mitarbeitenden liegt. Über unsere sechs weltweiten Niederlassungen hinweg arbeitet unser globales Kollektiv an iconistas, eine besondere Gruppe von Menschen, auf ein gemeinsames Ziel hin - unglaubliche Arbeit für unsere Kunden zu leisten.
Culture & Benefits
Kontinuierliche Entwicklung ist ein Schlüsselelement der Innovation und da unsere Mitarbeitenden unsere größte Stärke sind, wissen wir, wie wichtig es ist, ihnen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten. Die icon group bietet ein fortlaufendes Programm zur Entwicklung von Führungskräften und ein jährliches Budget für die Ausbildung und Erweiterung von Fähigkeiten. Da unsere Arbeit so vielfältig ist, ist es fast unmöglich, nicht jeden Tag etwas Neues zu lernen - egal in welcher Funktion. 
 
Alles, was wir bei der icon group tun, zielt darauf ab, unsere Mitarbeitenden bei ihren Aktivitäten innerhalb und außerhalb des Büros zu unterstützen. Mit flexiblen Arbeitszeiten, ehrgeizigen und aufgeweckten Kolleg*innen und einem innovativen internationalen Umfeld mit Mitarbeitenden aus aller Welt geben wir unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre eigene Work-Life-Balance zu definieren, ihre Fantasie herauszufordern und uns dabei zu helfen, innovativ und zukunftsorientiert zu bleiben. Wir arbeiten hart und streben nach Spitzenleistungen, aber wir tun auch unser Bestes, damit sich unsere Mitarbeitenden wohlfühlen. Deshalb bieten wir Zugang zu einer Vielzahl von Rabatten und Angeboten für Einkäufe und Dienstleistungen, zahlreiche Firmenveranstaltungen und Partys sowie äußerst wettbewerbsfähige Branchengehälter in Verbindung mit mehr als 27 Tagen bezahltem Urlaub, Sabbatical-Plänen und einer betrieblichen Altersvorsorge.
 
Mit unseren zentral gelegenen Büros in Berlin, Los Angeles, Shanghai, München, Detroit und Ingolstadt, die mit voll ausgestatteten Küchen und Lounge-Bereichen versehen sind, hoffen wir, dass Du uns bei unserer Mission unterstützt, eine bessere Zukunft zu gestalten!
 
Über uns

*All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, protected veteran status, disability status, age, sexual orientation, gender identity and expression, marital status, citizenship, HIV/AIDS status or any other legally protected factor. Applicants for U.S. based positions are generally required to be eligible to work in the U.S. without the need for current or future sponsorship.  

 

About the Role
To strengthen our People Operations Team in Berlin, we are looking for a motivated (Junior) People Operations Partner. 
 
We believe in teamwork and will support you in achieving the best performance with mobile office options and flexible working time models.
Responsibilities
As our new People Operations Partner based in Berlin, you will be the contact person for our employees and external service providers. Among other things, you will be the contact person for VISA matters and you will work with our personnel management system, optimize & structure it.  
 
Your daily tasks will include: 
  • Handling of correspondence and mail processing as well as operational personnel administration for the icon group 
  • Absence management with FileMaker & Personio 
  • Payroll accounting as well as the contact person for payroll tax, social security, and labor law issues 
  • Handling of certificates and attestations 
  • Coordination of contract documents & job references 
  • Administration of our HR management system, such as creation & maintenance of HR master data and coordination of the administrative onboarding and offboarding process  
  • Administration of employee benefits 
  • Supporting international employees in applying for work and/or residence permits and in communicating with the authorities 
  • Creation, assurance, and optimization of applicable HR processes based on internal guidelines and compliance requirements 
  • Preparation of statistics, evaluations, and reports in cooperation with HR Leadership and Finance & Controlling 
  • Contributing to and participating in various HR projects 
     
Qualifications
You have excellent verbal and written communication skills that enable you to easily build and maintain good relationships with co-workers and collaborate with others inside and outside the company. In addition, you are detail-oriented, can quickly familiarize yourself with topics, and are no stranger to a structured way of working.   
 
 
Here’s what we think you need to succeed in this role: 
 
Must Have : 
  • Completed training as a personnel clerk, HR administrator or a comparable qualification 
  • Willingness to learn new things, especially payroll 
  • Very good MS Office skills, especially Word, Outlook and Excel 
  • Structured and reliable way of working 
  • Business fluent German as well as good English skills 
Nice to have, but not necessary:
  • Knowledge of Labor Law and Social Security Law 
  • Experience with ATS (Personio) 
  • Experience working with works council 
  • Experience with DATEV/LODAS or any other payroll systems 

Don’t match the above but still think you’d be a great fit? Apply anyway and let us know why you’re the right person for the job!  
 
About Us
icon group is an international innovation firm. We combine business, design, and technology to develop product roadmaps and execute them from start to finish. We deliver these sustainable solutions that drive change with ventures such as icon incar and banbutsu within our group of companies. 
  
When you work at icon group, you have an opportunity to build the future. User Experience is at the core of everything we do, from UX and UI design to product and service development, prototyping, and industrialization. We support our clients in keeping their businesses ahead of the curve, spanning a variety of industries including FMCG, Automotive, Energy, and Home Appliances. Joining icon group means you'll not only have access to the latest technologies - you’ll play a hand in leveraging them for our Fortune 500 clients. 
  
We believe our strength is in our people. Across our six global offices, you’ll find the global collective of iconistas to be a special group of people working towards a common goal - doing incredible work for our clients. 
Culture & Benefits
Continuous development is a key component of innovation and since our people are our greatest strength, we know how important it is to provide development opportunities. icon group offers an ongoing leadership development program and an annual budget for skill training and expansion. With so much diversity in the work we do, it’s nearly impossible not to learn something new every day - whatever your role. 
  
Everything we do at icon group aims to support our employees in their pursuits in and out of the office. With flexible working hoursambitious and bright colleagues, and an innovative international environment with diverse employees from every corner of the globe, we allow our employees the chance to define their own authentic work-life balance, challenge imaginations and help us stay innovative and forward thinking. As we work hard and we strive for excellence, we also do our best to make our employees feel happy – therefore we provide access to a host of discounts and deals for shopping and services and offer lots of company events and parties and highly competitive industry salaries coupled with 27+ days of paid vacation, sabbatical plans, and a company pension scheme. 
  
With our centrally located offices in Berlin, Los Angeles, Shanghai, Munich, Detroit, and Ingolstadt that come equipped with stocked kitchens and lounge areas, we hope you join us in our mission to design a better future!
About us

*All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, protected veteran status, disability status, age, sexual orientation, gender identity and expression, marital status, citizenship, HIV/AIDS status or any other legally protected factor. Applicants for U.S. based positions are generally required to be eligible to work in the U.S. without the need for current or future sponsorship.  

 

Hello! Thank you for your interest in joining the icon group. We very much look forward to receiving your application and will be in touch shortly with next steps!
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